好康資訊優惠

◎工作報告被人說「聽不出你想表達什麼」、「你的重點是……」，怎麼改善？
◎想製作漂亮、專業的報表，但沒學過Excel，怎麼讓系統自動幫我算好好？
◎當了主管，每個月看一大堆報表、簽單，裡頭有沒有地雷？如何快速抓錯？
◎不小心動到儲存格裡頭的公式，整份報表的數據全亂了，怎麼救？




兩位作者都是日本國家認證的會計師，
（臺灣會計師只考7科，日本考10科，附加論文審查），
曾服務於全球四大之一的普華永道PwC Arata會計師事務所。
他們倆每個月都要做出「國際標準」的工作報告給幾百家客戶，
業務涵蓋會計、法律、管理顧問，
除了簿記核帳，還得根據報表內容寫經營管理建議。

隨時參考本書，你也能像兩位Excel大師一樣，
用取巧工作術快速完成各種報表、請款單、簽單，
報告不必一個字一個字寫，數據不必一筆一筆按計算機，
一秒搞定搬、找、換、改、抄，資料分析一鍵結果就出來，
簡報做得漂亮、專業，秀出來對方秒懂！

◎消滅低級錯誤的Excel技巧，別讓「啊……不小心錯了」毀了你一切努力：

?一秒搞定搬、找、換、改、抄，絕不出錯。
工作表並排顯示，資料抄錄不出包，系統自動幫你輸入。
表格欄位裡一大堆字？下拉式清單一秒寫完，怎麼設定？

?印表不能像謎底揭曉，這樣調整，版面一次漂亮做好。
啟用隱藏版的攝影功能，框起來的區域全部照樣印給你。
資料頁頁有表頭，閱覽時更方便，要按哪裡才能自動印出來？

?如何避免他人錯誤變更、竄改格式，害你白做工？
啟動公用報表的活頁簿保護，避免使用者操作時更改格式、害你重做。
此外，還可用資料驗證，限定他人輸入你要的數據，費用申請再也不出錯。

◎應用剛學到的基本功，一秒晉身專業人士：

?報表格式必須一看就懂，人家才知道你做了什麼。
設定格式化條件，可讓異常資料自己跳出來。
有些儲存格刻意不塗色（或採柔和底色），反而更能讓人一眼看見重點。

?輸入數字後想立刻算好，用Excel基礎函數設定公式再瞬間套用，
絕對快過你狂按計算機（連驗算都省了）。
作者實際操作費用精算表、拉出兩張表單交叉比較，要老闆嘖嘖稱奇。

?專業簡報是讓對方秒懂，不是「哪裡不懂歡迎提問」。
報告怎麼準備才不被駁倒？上臺時掌握哪三個重點，對方更容易理解？

◎還有更多Excel取巧撇步，你一定想知道：

?列數據，詳細到個位數，反而顯得瑣碎不專業，你得用「約」讓報表精簡。
?怎麼防止手殘，毀了藏在儲存格裡的公式？
?設定自動儲存功能，從此不怕當機、停電。
?最適合閱讀的報表字級、列高是多少？英文及數字用哪種字型最清楚？

本書更獨家以軟銀、樂天、瑞可利等一流日商的報表為例，
告訴你專業菁英如何傳達自身強項、招攬投資人與大客戶上門。

譯者介紹

邱惠悠

苗栗縣人，1999年畢業於日本近畿大學，返臺後曾於電子業擔任業務，並兼任專案管理師十餘年。目前就職於日商公司擔任國際採購業務，兼職翻譯。譯作有：《有錢人看到的，就是跟人不一樣》、《逃，是我贏的方式》、《一個人的心情整理簿》（以上皆由大是文化出版）等書。

推薦序一 專業人士的基本功／鄭惠方
推薦序二 不只教你Excel，更訓練思考、分析／蘇書平
前言 頂尖事務所幫我練就的本事

第一部 消滅低級錯誤的Excel技巧，「啊……不小心錯了」會毀了你一切努力
第一章 一秒搞定搬、找、換、改、抄，絕不出錯
1常常要用的功能，都拉到快速存取工具列
2用Ctrl快捷鍵，搬、找、換、改一次搞定
3更快、更不出錯的複製貼上
4工作表並排顯示，資料抄錄不出包
5表格欄位裡一大堆字？下拉式清單一秒寫完
6瞬間找到所需表單，滑鼠不必按到手痠
7用不到的功能都收起來，視野變大

第二章 印表不能像謎底揭曉，版面一次漂亮做好
1攝影功能，框起來的區域全給我照樣印
2資料幾千筆，表頭在哪裡？用凍結視窗
3頁頁有表頭不必頁頁排，設定自動印出來
4怕格式跑掉？防止竄改？另存PDF
5詳細到個位數，反而瑣碎不專業，用約
6用Excel畫整齊排列的流程圖！

第三章 防止白做工的Excel技巧
1資料驗證功能，費用申請不出錯
2防止錯誤變更，用活頁簿保護
3不怕當機、停電，設定自動儲存功能
4防止手殘毀了藏在儲存格裡的公式
5參透別人的Excel祕招，這樣找
6順藤摸瓜，找出別人的資料來源
7表格裡有啥不喜歡的？用取代一次換掉

第四章 資料分析一鍵結果就出來，不必手工抓
1讓異常資料跳出來——設定格式化條件
2輸入數字立刻算好，用公式別按計算機
3最後一欄加總？公式別一一複製，瞬間套用
4把符合條件的資料，抓出來加總：SUMIF
5幾種條件都符合才加總：SUMIFS
6數據貼上樞紐分析表，瞬間完成分析

第二部 應用剛學到的基本功，一秒晉身專業人士
第五章 一看就懂的高質感報表製作技巧
1世界共通的顧問級報表架構
①使用世界共通的標準格式製作資料
②利用參考標記，讓上下檔案連結貫通
③由他人預覽確認，達成情報共享與教育訓練
2報表格式一看就懂，人家才知道你做了什麼
①製作容易理解來龍去脈的檔案
②加入工作簿構成圖，檔案關聯性更明確
③格式要盡量簡潔
④記載檔案來源或出處
⑤在頁尾加註檔案名或工作表名稱
⑥使用容易搜尋的檔案名稱
⑦將不需要的工作表隱藏
3防錯防呆五要點，報表突顯聰明
①在加總行列前插入「備用行」及「備用列」
②確認行、列的加總結果是否一致
③公式必須盡量簡短
④製作工作項目及確認項目明細表
⑤標記參考資料編...

一看就懂的高質感報表製作技巧




公司裡隨處可見以Excel製作的資料。業務部有銷售明細表、會計部有資產負債表、經營者則需要編列全公司的預算，就連一般會議，也常用到Excel報表。此時，如果每個人都各自為政，以自己的習慣製作Excel資料，公司上下混雜著各種格式不一的報表，將會增加情報共享的困難度。




為了能更有效率的將情報共享，必須先製作一個容易閱覽且方便使用的標準格式（樣板），大致包含以下5個重點：




?謹慎篩選，只記錄必要情報。


?遵循簡潔原則，製作容易閱讀、辨識度高的報表。


?數字計算的依據必須簡單明瞭。


?工作表間的數字連結清楚易懂。


?減少發生錯誤的機率。




製作資料時，首先應該思考，這份資料會在何種情況下，應用於何種場合，再謹慎篩選對方需要知道的情報。如果資料中含有過多不必要的訊息，閱覽時就會很浪費時間；反之，如果重要情報訊息不足，閱覽者便無法做出正確決策。




決定好資料內容後，接著要調整報表格式。如果隨意使用過多顏色或是外框線條，會使資料不易閱覽。因此，應遵守簡潔原則，如「記載個別數字的儲存格，底色不塗滿」、「記載合計數字的儲存格，使用柔和的顏色為底色」、「將字級改為11pt、列高改為18pt（預設值為13.5pt）；英數字型以粗細一致、字體瘦長的Arial為主」。如此一來，就能製作出容易閱讀、辨識度高的報表。




同時，不光是報表格式，裡頭各項數字的計算依據及連結也需仔細考量。一份資料常常會因為業務交接而改由其他人處理，因此你必須再三確認這份資料的架構，是否讓人容易閱覽及理解，這樣接手的人，就比較不會產生疑問，也能減少出錯。




工作表並排顯示，資料抄錄不出包




在製作Excel資料時，有時會需要用到同一個檔案中，不同工作表裡的資料訊息，但如果每次都要切換工作表才能輸入資料，就會浪費不少時間。實際上，將兩個工作表並排顯示，可使資料輸入更加輕鬆。




1.開啟新視窗


點選「檢視」索引標籤底下的「開新視窗」功能，螢幕上會出現另一個完全一樣的Excel檔。




2.讓視窗並排顯示


點選「檢視」索引標籤底下的「並排顯示」，會出現「重排視窗」的選項方塊；點選「磚塊式並列」之後，再點選「確定」即可。




3.將工作表並列顯示，輸入資料更輕鬆


此時，同一個檔案的同一個工作表，就會在第一視窗及第二視窗並列顯示。在第二視窗中叫出需要輸入的數據資料的工作表，並在第一視窗中的「G11」儲存格（待輸入資產淨值數據的儲存格）中，輸入「=」，並在第二視窗中選擇「F86」儲存格（已輸入資產淨值數據的儲存格），所需訊息就會自動傳輸進來。


攝影功能，框起來的區域全給我照樣印




使用Excel製作文書資料時，大家多少都有過無法按照自己想要的樣式，完成版面格式編排的困擾吧？這樣的問題，可藉由隱藏版的攝影功能解決。以下，我以製作費用申請書中的「主管簽核欄」為例說明。




1.自訂快速存取工具列的設定


想讓攝影功能的圖示顯示在自訂快速存取工具列中，必須先在最上方的索引標籤中按右鍵，叫出「自訂快速存取工具列」，接著頁面會顯示「Excel選項」的方塊視窗。




2.選擇攝影功能


在「由此選擇命令」的功能選單下，選擇「...